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第三节 归档文件整理的原则与要求
一、归档文件整理的几个基本概念
1.归档文件
归档文件是指立档单位在其（职能活动中形成的）、（办理完毕）、应作为文书档案保存的（各种纸质文件材料。）
这一含义可从以下方面来理解：
（1）指出了归档文件的来源和范围。归档文件是立档单位在其职能活动中形成的。
（2）应予归档的文件必须是办理完毕的文件，正在办理的文件还不能归档。
（3）应予归档的文件，必须是能作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2.归档文件整理
归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒使之有序化的过程。
口诀：“订婚、排号、目装”，顺序不能搞错。
这一含义可以从以下两个方面来理解：
（1）归档文件的整理单位是“件”。以“件”为单位进行文件整理，是文书工作和档案工作的一项重大改革，是对传统文件整理（立卷）工作的否定。
（2）将归档文件的整理分六个步骤来进行。这六个步骤比起传统的文书立卷的工作步骤是大为简化了，具体如何进行将在本章第四节的整理方法中详细介绍。
3.件：
“件”，是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为—件。
二、归档文件的整理的基本原则？（06.01简答）
归档文件的整理的基本原则是：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
1.遵循文件形成的规律，保持文件之间的有机联系。任何一个机关的工作活动都不可能是孤立地进行的，必须同自己的领导机关、下级机关以及其他有关机关发生上下左右、四面八方、多种多样、错综复杂的联系。
2.区分文件的不同保存价值。一般说来，凡是反映社会历史发展和记录机关主要职能活动、反映机关基本历史面貌的都是重要文件，例如，本机关发出的指导性文件，会议通过的决议性文件等。
3.便于保管和利用。便于保管和利用，是归档文件整理的根本目的，也是衡量归档文件整理质量的重要标准。
三、归档文件整理的质量要求：
1.归档的文件应当齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
（1）归档的文件应当齐全完整，这是归档文件的基本要求。如果归档的文件有复文没有来文，有正本没有定稿，有附件的文件而附件又不知去向，这就使归档文件的质量得不到保证，也给今后档案的查找利用带来困难。
（2）对破损的文件进行修复，以延长文件的寿命。主要是针对一些有孔洞，残缺或折叠处已被磨损的文件，应按照档案保护的要求加以修补和托裱。
（3）复制字迹模糊或易褪变的文件。比如传真件，字迹耐久性差，有些用纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔等字迹材料制成的文件材料极易褪变，须复制后才能归档。目前一般采用复印的方式进行复制，复印时，墨粉浓度不宜过大，颜色不宜太深，并且最好采用单面复印
2.整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
（1）书写材料，指的是笔和墨水的使用，即应使用钢笔、毛笔、碳素墨水、蓝黑墨水及墨汁，不能使用铅笔、圆珠笔，不能使用纯蓝、红色墨水等质量低劣的墨水。
（2）纸张，是指应选用国际标准A4型60—80克的胶版印刷纸或复印纸。档案盒和归档文件封套应使用无酸纸制作。
（3）装订材料，是指以“件”为单位装订时使用的装订材料，如细线、钢夹、塑料夹等，应选用优质材料制成，以防断线、年久生锈及断裂等情况发生。
第四节 归档文件整理方法与归档
一、归档文件整理方法的改革
归档文件整理以“件”为单位进行，这是《规则》提出新的公文整理（立卷）方法，是我国文书档案工作的一项重大改革，也是对传统的文书档案整理方法的否定，以“件”为单位的整理方法同传统的整理方法“立卷”比较，主要有以下不同：
1.取消案卷，实现文件级管理，免除了繁锁、复杂的组卷过程；
2.界定“件”的概念，从检索的实际需要及减轻工作量出发，规定“正本与定稿为一件，来文与复文可为一件”；
4.装订以“件”为单位进行，对装订材料不作统一规定，只要符合档案保护要求即可；
6.归档章的位置不限于首页右角上，首页上端任何空白处均可；同时对归档章的项目加以调整，只保留检索必备项目。
11.档案盒的项目设置有了较大变化。封面只设“全宗名称”项，取消了“类目名称、案卷题名、起止时间、保管期限、件页数量，全宗号、目录号、案卷号、归档号”等项目；盒脊取消了“目录号、案卷号”项，保留“全宗号、年度”项目，增设“保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号”。
二、归档文件整理方法的推行
推行以“件”为单位的归档文件整理方法，应当做好哪些方面的工作？（06.01月简答）
1.更新观念，增强改革意识。
2.提高人员素质。
3.加强硬件建设，即加大对现代化基础设施的投入。
4.注意新旧整理方法的衔接。以“件”为单位对归档文件进行整理，要做好与原有的立卷方法的衔接。
三、归档文件整理的工作步骤
按照《规则》的规定，归档文件整理分为装订、分类、排列、编号、编目、装盒六个步骤进行。分述如下：
1.装订。装订是归档文件整理的第一步骤，通过这一环节可以从实体上将归档文件的基本单位——“件”确立下来。以“件”为单位进行装订时应做好以下工作：
（1）首先应对“件”内文件进行排列。“件”内文件的排列方法是：正本在前，定稿在后；正文在前、附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；回复性文件在前，报请性文件在后（回报）；结论性材料在前，依据性材料在后（论据）；不同文字的文件，无特殊规定的，汉文本在前、少数民族文本在后；中文文本在前，外文文本在后。
2.分类
归档文件的分类，可按以下的方法及步骤进行：（09.01 简答）
（1）按年度分类。年度分类法就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。它是目前运用得最广泛的一种分类方法。
（2）按保管期限分类。保管期限分类法就是根据对归档文件规定的不同保管期限进行分类，即将同—年度的归档文件按永久（50年以上）、长期（15—50年）、短期（15年以下）三种保管期限分类，这种分类方法能够将不同价值的归档文件从实体上区分开来，使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施，同时，为库房排架管理，档案移交进馆和到期档案鉴定等管理工作提供便利。
（3）按机构（问题）分类。机构（问题）分类法是指将文件按其形成或承办机构（问题）进行分类。这种分类法的实质就是根据本单位内部机构的职能性质或文件内容所说明的问题来设置类别。又可分为机构分类法和问题分类法两种。
(4）几种分类方法的结合运用。在实际工作中，当归档文件较多时，分类工作需要分层进行。单纯采用一种分类方法的情况是比较少见的，一般是将几种方法结合起来使用。
3.排列。归档文件按事由结合时间，重要程度排列的具体方法有：
（1）对同一事由的归档文件，即一个作者，一个问题的文件，可按文件形成时间的先后排列或者按文件的重要程度排列。
（2）对不同事由的归档文件，可采用以下方法排列：
①按不同事由形成时间的先后排列。
②按事由的重要程度排列。
（3）对具有保存价值，但因故没有及时归档的零散文件，其排列方法是：可将零散文件排列在相应类别归档文件的最后或与相关的某件归档文件装成一件，然后在归档文件目录备注栏或备考表中加以说明。不过这种情况在实际整理工作中应当尽力避免。
