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第二节 收文办理程序
收文，指机关文书部门收进外单位发来的文件材料。
收文办理，指文书部门收到文件材料后，在机关内部及时运转直到阅办完毕的全过程。组成这一过程的一系列相互衔接的环节称之为收文办理程序。
收文办理程序主要有：（07.01月简答）
签收、拆封与登记；
审核、分发与传阅；
拟办、批办与承办；
催办、查办与注办。
一、签收、拆封和登记
1、签收：是指收到文件材料后，收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，以明确交接双方的责任，保证公文运转的安全可靠。
签收是收文办理的第一个环节，机关的收文主要有三个来源：
1）机要交通送来的的机要件；
2）邮局送来的挂号函件和电报；
3）外机关和部门直接送来的文件材料
签收不论是从何种渠道送来的文件材料，都要对照公文投递清单或送文登记簿认真清点，做到四查清：
1）查清信封或封筒上的收文机关名称，是否确属本机关的收文，以防错投、错收；（身份）
2）查清信封号码与递送人在签收登记簿上所登的号码是否一致；（单号）
3）查清文件封口是否破损，包装是否牢固，如发现有散包、破封、密封条被拆情况，应及时追查原因。（包装）
4）查清文件登记件数与实有件数是否相符。（件数）
2、拆封—文书人员的职责（写明由本机关或部门收启的封件进行拆封）
对于写明某某领“亲收”、“亲启”的封件，则由领导人本人拆封或由其委托的人代拆。密件则应交机要文书或机要室拆封。
3、登记：就是将需要登记的文件在收文登记簿上编号和记载文件的来源、去向，保正文件的收受和处理。
公文登记是收文办理的重要程序，也是公文处理工作的基础。
公文登记的作用与原则？（08.01月）
答：作用有以下四个方面。
1）便于管理和保护文件，防止积压和丢失；
2）便于检查和检索文件；
3）便于文件的统计和催办工作
4）作为核对与交接文件的凭据
口诀：“检索统计、保护凭据”
公文登记的原则上方便文件的运转和管理。
公文登记的具体范围：
1）上级机关文件，包括指导性、参阅性和需要办理的文件；
2）下级机关文件，包括请示、报告性文件；
3）重要的带有密级的刊物、资料；
4）其他机关商洽问题和需要答复的文件；
5）上级机关召开会议印发的会议材料。
公文中不登记的文件（公文登记的手续要尽量做到简便有效，减少不必要的工作量）：
各种公开的和内部不保密的出版物；
2）一般性的公开信和不应拆的私人信件；
3）已被综合性文件包括的文件材料；
4）行政事务性的通知、便函、介绍信用和请柬等；
5）领导“亲收”、“亲启”件这类信件应由收件人本人或其委托人收阅后，认为须交机关存查或处理的，再行登记，并交有关部门处理。
二、审核分发和传阅
1、审核：机关文书部门收到下级机关上报的需要办理的公文，应当进行审核。
审核的重点：
是否应由本机关办理；
是否符合行文规则；
内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；
涉及其他部门或 地区职权范围内的事项是否经过协商、会签；
使用公文文种、公文格式是否规范等。
2、分发：亦称分办，是指文书人员在文件拆封登记以后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收来文件分送给有关领导、有关部门和承办人员阅办。
分发的原则和具体要求是：
①对那些方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件，或重大问题的请示、报告之类的文件，以及文书人员还不能判定应由哪个部门承办的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导，再根据批办意见分发办理；
②对对那些属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早的批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围直接分送哪个部门阅办；
③对来文机关答复本机关询问的文件，（批复、复函）要按本机关原发文的承办部门或主管人分送，既原来是哪个部门请示、询问或要求下级报送的，复文就分送哪个部门阅办；
④在文件份数少，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知。先主办、后协办，先正职、后副职的次序分送；
⑤公文的分发要建立登记交换制度，无论是分发给本机关领导人或各业务部门的文件，还是转发给外机关的文件，都要履行签收手续；对那些要求退回归档的文件，要在文件上标明“阅后请退回归档”字样，以便及进收回，防止文件散失。
分发的原则和具体要求是：
概括为以下五个方面:①领导过目；②直接分送；③针对分送；④次序分送⑤建立登记交接制度。
3、传阅：是指单份或份数很少的文件以及一些非承办性文件，需要经机关各们领导人和许多部门阅知时，由文书人员组织在他们中间传递和阅读。 传阅现已成为机关领导处理事务，互通信息的一种有效的方式。
三、拟办、批办与承办
1、拟办：是指对来文的处理提出初步的意见，供领导人批办时参考。
拟办的重要性?（09.01月论述题）
拟办是收文处理中的一个重要环节，能够使领导节省耗费在阅读公文、应付事务上的时间，集中精力考虑大事。拟办是提高工作效率和工作质量的有效措施。
如何做好拟办工作：
① 拟办之前，要认真研究公文的内容和发文机关的要求，弄清来文的背景，查明问题的症结所在，便有针对性的提出切实可行的拟办意见。
②要清楚地掌握有关政策和规定，力求使拟办意见既符合实际情况，又符合政策规定。
③要熟悉业务。
④拟办意见要周到，要综合考虑各方面的因素和影响。
⑤拟办意见不是具体的承办计划或方案，文字要简明扼要。要签署拟办人姓名和日期
注意：此题与教材41页“公文写作人员应具有的修养”类似。
2、批办：是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。
公文批办的作用：在于使机关或部门的领导人及时阅读重要的收文，掌握上级指示精神、工作发展情况和其他有关信息；并便于加强对公文处理工作的领导，向承办人及时交代意图与要求，合理组织人力，避免承办人在文书处理上走弯路，或由于分工不明，责任不清，形成观望等待而拖延时间等。
3、承办：是指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。
承办这一环节，是收文的最后一道程序，又是发文程序的开始，是公文处理中的一个关键性的环节，它直接关系到发文的质量和机关公文处理工作的效率。
公文承办有两方面的意思：（06.10月简答）
①从业务部门来说，承办是指对具体工作问题的执行和处理，如上级的有关政策、规定，要组织学习和贯彻落实；平级机关来函商办的业务问题，要进行调查和办理。
②从公文处理工作来说，主要是批指根据拟办和批办的意见办理复文（指那些必须回复的来文）。
四、催办、查办与注办
1、催办：是指那些必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。
催办的目的？（08.10月简答）：是为了避免办理拖沓，文件积压，克服官僚主义，加速文件运转，提高机关办事效率的重要措施。
催办工作一般有两种情况：
①对内催办
②对外催办
催办工作应当注意做到的几点？（07.01简答）：
① 要明确催办范围。
②要明确催办落实。
③要建立和加强公文催办工作的组织机构。
催办的形式：口头催办、电话催办和书面催办等。
公文催办存在的问题：
①一些单位对公文催办工作还不够重视，缺乏健全的制度和相应的措施。
②对需要尽快办理的公文，拖长办文时间，给工作造成不必在的损失和影响。
③有些办理完毕的文件，承办单位领导或经办人没有将办理的主要情况或结果记在《文件处理单》上，给以后查考文件带来很大的困难。
2、查办：是指文书工作人员协组机关领导检查各项方针、政策、决议、指示的执行和落实，以及对某些问题进行查处，解决的一项承办性工作。
一般在县以上的党委办公厅（室）内部都设有专门机构，其任务是督促检查并协助办理下列问题：
①党政领导机关各项方针政策、决议的贯彻落实情况；
②各种会议的决办事项；
③文件、电报的拟办、拟复事项；
④对需要解决的重大问题提出查办意见，报请领导批示；
⑤领导批示或交办的事项。
查办与催办的异同：
①相同：都是对公文的承办情况进行督促检查或催询。
②区别：
查办主要是对大政方针的贯彻落实情况进行督促检查，查办的事项要经领导批示或授权后才能进行；而催办则是文书部门的一项例行性工作，凡应催办的公文。文书部门应按承办时限的要求主动进行催办。
查办是被动进行的，催办是主动进行的。
2、查办的问题要进行查办立项，结果要写出汇报材料及时反馈，实质是督促检查，限期落实，是领导机关同官僚主义作风作斗争的一种手段，查办的重点在于查证落实；而催办作为收文处的一道程序，一般只是限于了解是否已经办理，对如何办理及办理结果是不大过问的。
查办关注结果，催办一般不关注结果。
查办工作一般按以下程序进行：
①阅读有关材料，搞清查办的问题。
②查办立项。—立项既是查办工作的开始，也是必须经过的法定程序。
立项内空包括五要素（2010年简答）：
（1）确定查办的事由；
（2）明确办理要求；
（3）指明承办单位或承办人；
（4）规定完成时限；
（5）提出办结后的反馈要求。
3、注办：是指对公文承办结束后，由经办人在公文处理单上所作的简要说明。注办便于公文的整理和日后查考。
注办文字可写在文件首页的右上方。
注办便于公文的整理和日后查考。
