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第二节 公文的构成要素与文面格式
一、公文的构成要素（公文的组成部分）：发文机关标识、发文字号、公文公文标题、主送机关、正文、印章、成文时间、主题词等—是由党和国家在关部门颁布的规范性文件所规定的。
二、公文的文面格式
公文的文面格式：指公文的各要素在公文文面上所处的位置和书写样式。——是公文在形式上区别于一般文章的重要标志。
任何一份公文都是有眉首、主体、版记三个部分组成，每个部分又是由若干的元素组成。
公文的眉首部分包括：
1）公文份数序号：将同一文稿印制若干份时每份的顺序编号（不是所有都需要）——规定带有密级公文要编制份数序号；位置：位于版心左上角成本顶格第一行；一般由六位阿拉伯数字（不得少于2位）组成。其位置在版心左上角顶格第1行，数字不足规定数时，前面用“0”（零）补齐。
2）秘密等级和保密期限：是指公文秘密程度的一种标志。
分为绝密、机密、秘密三级；涉及党和国家秘密的公文应标明密级。
位置：位于文件首面公文版头右上角第一行3号黑体，凡传递秘密公文应在文件封皮上加盖戳记注明。
3）紧急程度 ：是对公文送达和办理的时间限度。 （包括：特急和急件，电报分为：特提、特急、加急、平急，位置在文件首页文头右上角，需要与密极同时使用，紧急程度置于密级之下，上下对齐。）
4）发文机关标识（文头）：是发文机关用来制发正式文件时使用的的固定版式的发文机关标识。
5）发文字号：指由发文机关编排的文件代号。（由发文机关代字、年份（加六角括号〔 〕）和序号组成）
注意：年份要写全，比如“2011”不能写成“11”，除此之外，序号前不加“第”字。正确示例：“苏府〔2011〕52号”。
发文字号作用：
1）统计发文的数量，便于公文的管理
2）在查找和引用公文时可作为该份公文的代号使用。
6）签发人：在上报的公文中才出现的，目的是为上级单位的领导人了解下级单位谁对上报的公文内容负责。一般供上行文使用。位置应平行排列于公文字号右侧，与发文字号同处在一行。
公文主体部分包括：
1）公文标题：由发文机关名称、公文主题（事由）和文种组成，是对公文主要内容准确、简要的概括和提示。位置应于红色横线下分1行或多行居中排列（省略情况：1、省略公文机关名称 2、省略事由的 3、机关名称和事由同时省略的）
2）主送机关：指主要受理公文的机关。也就是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。（一般有三种情况：1、上级机关对下级发出的公文，下级机关单位负有贯彻执行的责任，除批复外，有两个以上主送机关。 2、下级机关向上级领导机关报发出的请示报告等上行文，一般只有一个主送机关。 3、直接向社会公众发布的公文，主送机关就没有必要再写了）位置应在正文之上公文标题左下方，无论一行或多行，应靠左顶格书写。
总结：下行文（除批复外）——多个主送机关
上行文————————一个主送机关
知照性———————— 0个主送机关
3）正文：是公文的主体部份，用来表达公文的具体内容，体现发文机关的意图，是公文的核心。可分为：
①导语（导语写作有：1、依据式，简要说明发文的根据，常用语有根据、按照、遵照等。2、目的式，开宗说明发文的目的，常用语有为、为了等。3、原因式，简要说明发文的原因，常用简洁语言，以叙述、说明或夹叙夹议的方式开头）
②正文主体，是公文最主要部分，也是写好公文的关键和难点所在。
正文主体一般要求：
1）（思想内容）内容要符合党路线方针政策和有关规定，符合国家的法律法规，提出新的政策规定要注意保持连续性，提法要同已公布的文件相衔接；
2）（实事求是）所反映的情况问题数据等必须真实可靠，提出的措施和办法要切合工作实际，切实可行；
3）（思想内容）内容涉及的有关部门要经过协调会商，取得一致意见；
4）（文字表达）文字表达概念准确，观点鲜明，条理清楚，层次分明，篇幅简短，实是求是，合乎语法规范，正确使用标点符号；
5）公文中的数字年份均不能回行。
③结束语，正文的结尾
4）附件，附件说明位于正文的左下方，公文生效标识之上，注明所附文件材料名称及件数，——应在正文下一行加以标识
形式有：图表、目录、名单、简介及其他有关文件材料。 位置应于正文左下方，公文生效标识上。注明附件材料名称及件
5）成文时间，指公文形成的时间是一项重要内容，它是文件生效及日后查考的重要依据之一。（年、月、日要写全-用汉字）比如：“二0一一年七月一日”
位置应标注在发文机关署名下方。不论其文字多少，都要注意二者的距离相称。
注意事项：
（1） 一般情况下，以领导人签发日期为准。
（2） 经会议讨论通过的公文，以会议通过的日期为准，并加括号写在公文标题的 正下方。
（3） 法规、规章类文件以批准日期为准。
（4） 两个以上机关的联合行文，以最后一个签发机关的领导人的签发日 期为准。
（5） 一般的日常事务性公文，如涉用具体事项的通知、通告、简报、函等的成文日期经它们的印发日期为准。
6）公文生效标识，指在正文或附件之后加盖发文机关印章或签署人姓名，是证明公文效力的表现形式。
（1） 单一发文机关（落款不署发文机关名称，只标成文时间，在成文时间上加盖机关印章即为公文生效标识）
（2） 联合行文印章
（3） 关于在公文中不再标识“此页无正文”的说明—用调整行距和字距的方法处理
注意：印章不能随意盖，有个原则叫做“上弧距正文不超过一行的距离，下压成文时间。”
7）附注，是对公文的发放范围，使用时需注意的事项加以说明。应用圆括号括入，左空2字标识在成文时间下一行。
公文的版记部分：
1）主题词，指能够准备表达公文主题内容便于公文检索查询的规范化名词或名词性词组。位置：位于注释或特殊要求说明左下方，文尾横线上端顶格书写。最多不超过五个主题词。
主题词作用：
1）可以准确简要地概括文件的主要内容；
2）提高文件检索查询速度，有利于提高整个机关的办事效率（主要表现在：一快，二准，三全）；
3）有利于文书档案管理的规范化系统化科学化,词表分三个层次。第一层是对主题区域的分类。第二层是类别词。第三层是类属词。
注意事项：
（1） 必须在公文主题词表中选用主题词。
（2）公文主题词表中的类别标题不作主题词。
（3）主题词标引的顺序是先标类别词，再标类属词。
（4）一公文件有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二主题内容进行标引。
（5）在公文上标注主题词，要直反映出该份公文所说明的问题或论述的事物。
⑹“主题词三字居左顶格用3号黑体字标注在抄送机关上1行，”主题词“后标冒号；冒号后标主题词的词目，词目之间应有一个安的间距，一般不超过五个主题词为宜。
2）抄送机关，指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。（抄送机关要掌握的原则：
①抄送要限于同文件内容有关，需对知道或协助办理的机关，既不滥报滥送，也不漏报漏送。
②向上级机关的请示、报告，不可同时抄送下级机关。
③向下级机关的重要行文，可抄送直接上级级关，翻印或转发上级机关的文件，不要再上报上级机关。
④一般情况下，下级机关不得越级行文请示、报告，也不得越级抄送文件，因特殊情况必须越级，应抄送被过的上级机关。
⑤受双重领导单位的请示、报告，应根据文件内容确定主送和抄送机关，上级机关向受双重领导单位的行文，应视文件内容抄送受文单位的另一个上级机关。）
位置：位于主题词下一行，左空1字用3号仿宋标识“抄送”，“抄送”后标冒号，抄送机关用顿号隔开，回行时与上1行的抄送机关对齐，最后一个抄送机关后标句号。
3）印发机关和印发说明，是对文件制发情况的说明记载，包括文件制发单位名称、印发日期和印制份数等，位置应于抄送机关之下，印发机关左空1字，印发时间右空1字，然后在下方划一条与版心等长的横线作底线，底线下面右侧标注印制份数。
三、公文的特定格式：1）信函格式 2）命令格式 3）会议纪要格式
